Tanggungjawab berasal dari Bahasa Inggris responsibility berasal dari kata response dan ability. Response berarti memberikan reaksi, ablility berarti kecakapan maka tanggungjawab (responsibilitiy) berarti kecakapan dalam merespon.
Orang yang bertanggungjawab adalah orang yang memiliki kecakapan dalam merespon. Pemimpin yang bertanggungjawab terhadap tugas adalah pemimpin yang bertanggungjawab dalam merespon tugasnya, sehingga pemimpin yang lalai dalam melaksanakan tugas adalah pemimpin yang tidak bertanggungjawab.Kapasitas berarti ruang yang tersedia, daya tampung. Kapasitas kepemimpinan berarti daya tampung dan keahlian dalam memimpin, batasannya adalah minimum atau maksimum.
Kapasitas berhubungan dengan daya sehingga ketika seorang pemimpin memaksimumkan kapasitas kepemimpinannya maka ia adalah pemimpin yang berdaya; demikian sebaliknya ketika dia tidak dapat memaksimalkan kepemimpinannya maka dia termasuk pemimpin yang tidak berdaya.
Apa hubungan antara tanggungjawab dengan kapasitas?
Dalam organisasi (dan aspek-aspek lain yang menuntut kebersamaan), tanggungjawab selalu lebih besar dari kapasitas. Karena tanggungjawab lebih besar dari kapasitas, maka munculah istilah pedelegasian, yaitu kita mendistribusikan tanggungjawab kepada orang lain sesuai dengan kapasitasnya. Pendelegasian menjadi efektif-seimbang antara proses dengan hasilnya- ketika tanggungjawab didistribusikan pas, sesuai dengan kapasitas orang yang menerimanya.
Seringkali dalam organisasi yang memiliki keterbatasan sumber daya manusia, kondisi keterbatasan kapasitas ini mengakibatkan bertumpuknya tanggungjawab kepada orang tertentu yang memiliki kapasitas terbatas atau pendistribusian tanggungjawab yang tidak merata. Karena kurangnya pengetahuan tentang kapasitas SDM yang dimiliki. Kondisi seperti ini seperti membuat pendelegasian menjadi tidak efektif. Tugas yang tertunda-tunda dan tanggungjawab yang tidak tuntas dilaksanakan.
Karena pendelegasian bermuara pada tanggungjawab dan kapasitas, maka pendelegasian efektif dapat dilakukan melalui dua cara:
- Menyederhanakan tanggungjawab
Menyederhanakan tanggungjawab memang tidak sederhana karena biasanya berhubungan dengan pengetahuan tentang konsekwensi dari tanggungjawab tersebut. Menyederhanakan tanggungjawab berarti membuatnya menjadi lebih ringkas dari seharusnya. Kesederhanaan berhubungand engan efisiensi (do the things right) tanpa melupakan efektifitas (do the right things). Kesederhanaan berhubungan dengan bagaimana melakukan aktifitas dengan lebih cepat dan tepat.
- Memaksimalkan kapasitas
Kapasitas berhubungan dengan daya tampung. Kapasitas dapat dimaksimalkan dengan menyentuh aspek pengetahuan (know what), motivasi (know why) dan keterampilan (know how). Memaksimalkan kapasitas berarti memaksimalkan pengetahuan, memperluas wawasan dan memperdalam pemahaman; memaksimalkan motivasi dengan mereorientsi motivasi mendasar terhadap aktifitas yang kita lakukan; dan memaksimalkan keterampilan dengan melatih terus menerus skill yang dibutuhkan untuk melakukan aktifitas yang lebih sempurna.
Kombinasi antara penyederhanaan tanggungjawab dengan pemaksimalan kapasitas ini pada akhirnya akan menunjuang pada terwujudnya strategi put the right man on the right place dan membuat seorang merasa nyaman, dan sebaliknya ketika tanggungjawab terlalu rumit dan kapasitas tidak optimal, maka kondisinya akan membuat semua orang merasakan beban yang lebih berat. Tanggung jawab dan kapasitas –interaksinya dengan pendelegasian – kemudian dijelaskan melalui uraian pekerjaan, penjelasan tentang apa yang harus dikerjakan dan oleh siapa. Uraian pekerjaan akan mempermudah setiap orang dalam melakukan pekerjaannya. Uraian pekerjaan berarti menuliskan apa yang kita kerjakan, mempermudah dalam proses pendelegasian, pengaturan tugas-tugas yang berlainan tetapi saling mendukung. Pembagian tugas –tugas yang berlainan tapi saling mendukung. Pembagian tugas pada orang yang tepat akan menentukan keberhasilan suatu pekerjaan.
Beberapa hal penting dalam pemberian tugas dan uraian pekerjaan :
Amanah
Pemberian tugas merupakan amanah, karena dengan demikian berarti seseorang dipercaya untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Improvisasi akan berkembang dengan baik apabila apabila orang yang menerima amanah memiliki dasar ilmu yang memadai dan pengalaman yang sejenis dengan amanah yang dihadapi. Salah satu faktor yang membantu kenikmatan bekerja adalah memberi kesempatan kepada individu untuk mendayagunakan kemampuan dan pengalamannya. Tugas yang dianggap sesuai dengan minta dan kemampuannya akan memberikan kepuasan bekerja. Terkadang aktualisasi diri seseorang yang berkaitan dengan peran individu dan nilai intrinsik yang dimiliki terlihat lebih dominan dalam melakukan pekerjaan. Itulah yang dinamakan right people.
Dalam sebuah hadits dijelaskan bahwa sesungguhnya Allah senang jika salah seorang di antara kita mengerjakan suatu pekerjaan yang dilakukan secara tekun dan sungguh-sungguh. Kesungguhan akan lahir dari orang-orang yang mengerti bidang kerjanya. ‘’Jika amanah telah disia-siakan, tunggulah kehancuran.” Lalu sahabat bertanya, “Ya Rasulullah, bagaimana menyia-nyiakannya?” Rasulullah memjawab,”Jika urusan diserahkan kepada orang yang bukan ahlinya.”
Yang perlu diperhatikan dalam uraian pekerjaan
Uraian pekerjaan harus mencakup beberapa hal di bawah ini :
- Untuk apa pekerjaan itu dilakukan?
- Seberapa jauh pekerjaan itu dapat mendukung tujuan organisasi dan kegiatan?
- Bagaimana menempatkan pekerjaan yang tepat dalam suatu skema organisasi dan kegiatan?
- Apa tugas utama pekerjaan itu, dan bagaimana pertanggungjawabannya/
Perencanaan berperan penting dalam tahap ini. Pembagian tugas disesuaikan dengan visi dan misi suatu kegiatan dilaksanakan, agar kegiatan tersebut dapat berjalan efektif. Pembatasan tugas antara satu bagian dengan bagian lain bukan berarti tidak berkaitan, tapi merupakan satuan berbagai kemampuan yang menunjang keutuhan suatu kegiatan agar terwujud dengan baik. Bahkan uraian pekerjaan dapat dijadikan sebagai petunjuk rinci atau nstruksi mengenai bagaimana seharusnya tugas diselesaikan.
Mengukur kemampuan diri
Pembagian tugas yang baik adalah suatu tawaran kepada kandidat penerima amanah, karena berkaitan dengan keikhlaan dalam bekerja. Di sisi lain seseorang diperbolehkan bahkan harus berani mengatakan tidak, bila diperkirakan tidak dapat menyelesaikan tugas dengan baik, disebabkan oleh adanya amanah-amahnah yang lain yang datang lebih dulu dan perlu diprioritaskan penyelesaiannya. Namun hal ini tidak bisa dipergunakan di setiap kesempatan, karena ada kalanya seseorang mau tidak mau harus melakukan pekerjaan di luar jangkauan pemikirannya sebelum tugas itu dilaksanakan, selama masih dalam batas kewajaran. Kedua belah pihak, antara pemberi dan penerima amanah, tentu tidak menghendaki adanya kerugian. Sebagai contoh, kelelahan akibat bekerja. Kelelahan dapat mengurangi aktivitas yang akhirnya mengakibatkan ketidakmampuan meneruskan pekerjaan secara maksimal. Kelelahan terbagi menjadi dua; yaitu kelelahan fisik dan pikiran. Jika didorong keinginana yang kuat, seseorang tampak dapat bekerja cukup lama tanpa merasa letih, padahala sebenarnya merasa kelelahan di saat lain. Hal itu dilakuakan karena seseorang berkeyakinan bahwa target merupakan faktor penting dalam mencapai keberhasilan dan produktivitas. Jelas tidak mungkin dipisahkan antara emosi yang stabil dan kesehatan mental dari kelelahan, karena konflik dan emosi berhubungan erat dengan kelelahan. Kelelahan merupakan problem fisiologis dalam bentuk perubahan kimiawi dan fisiologi sebagai akibat kerja keras. Kelelahan juga merupakan problem psikologis yang terkait dengan pribadi secara keseluruhan.
Uraian pekerjaan sebagai Evaluasi Tugas
Manfaat adanya evaluasi tugas adalah membangun hubungan internal pekerjaan dalam organisasi. Hal ini dapat dikerjakan jika terdapat informasi akurat dan adekuat tentang tugas yang dievaluasi dengan beberapa bentuk uraian pekerjaan yang telah dijalankan. Dengan adanya informasi yang memadai, maka dalam suatu organisasi daat disusun peringkat tugas sebagai bentuk evaluasi termudah.
Kesimpulan
Seorang pemimpin harus mempunyai kapasitas sebagai seorang spesialis dan berwawasan serta mempunyai tanggungjawab dalam menggali sumber daya untuk perkembangan organisasinya.
Seorang pemimpin mutlak harus memmahami perkembangan teknologi imformasi dan komunikasi. Karena dari sini dapat diketahui berbagai perkembangan ilmu pengetahuan baik yang bersifat umum atau yang khusus berkaitan dengan organisasi itu sendiri.
Spesialis bermakna : orang yang ahli di suatu cabang ilmu atau keterampilan. Suatu pekerjaan atau bidang kehidupan ini tidak bisa dikerjakan dengan sukses kecuali oleh orang-orang yang benar-benar serius mengembangkannya.
Berwawasan artinya berpandangan atau memiliki konsepsi cara pandang. Sedang global artinya “secara umum dan keseluruhan”. Artinya seorang pemimpin harus mampu berpikir dan berpandangan global. Sehingga dalam mengembangkan ilmunya tidak hanya berorientasi lokal, tetapi memiliki cakupan global. Makna global di sini bukan berarti menguasai segala cabang ilmu, tapi berarti memiliki wawasan dan cara pandang yang luas, termasuk ilmu-ilmu di luar spesialisasinya. Sehingga bisa mensinergikan spesialisasinya dengan spesialisai yang lain dengan bekal wawasannya tersebut
